Surat
Pengertian Surat
Surat adalah
sarana komunikasi untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya
mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan,
alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis, dan pedoman kerja. Pada
umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai
alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka
nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga.
Fungsi
Surat
Sebagaimana kita pahami penjelasan di atas mengenai
pengertian surat, kita bisa mengambil salah satu fungsi dari surat itu sendiri
sebagai alat komunikasi. Tapi bukan itu saja fungsi surat, ada beberapa fungsi
surat diantaranya adalah sebagai berikut:
@ Surat
sebagai sarana komunikasi.
@ Surat
sebagai alat menyampaikan pemberitahuan, permintaan, permohonan, buah pikiran
ataupun gagasan.
@ Surat
sebagai alat bukti tertulis, misalkan surat perjanjian.
@ Surat
sebagai alat untuk mengingat, misalkan surat yang diarsipkan.
@ Surat
sebagai pedoman kerja, misalkan surat keputusan dan surat perintah.
@ Surat
sebagai historis.
Jenis Surat
Surat secara umum
digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga
apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila
digolongkan berdasarkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga
yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.
1.
Surat pribadi
Surat
pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat
berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi
yaitu :
@ Tidak
menggunakan kop surat
@ Tidak
ada nomor surat
@ Salam
pembuka dan penutup bervariasi
@ Penggunaan
bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
@ Format
surat bebas
2. Surat Resmi
Surat
resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan,
instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat
pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi :
@ Menggunakan
kop surat apabila dikeluarkan organisasi
@ Ada
nomor surat, lampiran, dan perihal
@ Menggunakan
salam pembuka dan penutup yang lazim
@ Penggunaan
ragam bahasa resmi
@ Menyertakan
cap atau stempel dari lembaga resmi
@ Ada
aturan format baku
Ø Bagian-bagian
surat resmi:
@ Kepala/kop
surat. Kop surat terdiri dari:
§ Nama
instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
§ Alamat
instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
§ Logo
instansi/lembaga
@ Nomor
surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
@ Lampiran,
berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
@ Hal,
berupa garis besar isi surat
@ Tanggal
surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
@ Alamat
yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
@ Pembuka/salam
pembuka (diakhiri tanda koma)
@ Isi
surat
Uraian isi berupa uraian hari, tanggal,
waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan
berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.
@ Penutup
surat. Penutup surat, berisi
§ salam
penutup
§ jabatan
§ tanda
tangan
§ nama
(biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
@ Tembusan
surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu
kegiatan
3. Surat Niaga
Surat
niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti
industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan
dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas
surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga
internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan
surat penawaran dan surat penagihan.
4. Surat Dinas
Surat
dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan
tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu
instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat
pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan
instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri
surat dinas :
@ Menggunakan
kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
@ Menggunakan
nomor surat, lampiran, dan perihal
@ Menggunakan
salam pembuka dan penutup yang baku
@ Menggunakan
bahasa baku atau ragam resmi
@ Menggunakan
cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
@ Format
surat tertentu
5. Surat Lamaran Pekerjaan
Surat
lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang
ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat
lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat
aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum
surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini:
@ Tempat
dan tanggal pembuatan surat
@ Nomor
surat
@ Lampiran
@ Hal
atau perihal
@ Alamat
tujuan
@ Salam
pembuka
@ Isi
surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :
§ paragraf
pembuka
§ isi
surat
§ paragraf
penutup
@ Salam
penutup
@ Tanda
tangan dan nama terang
6. Surat Elektronik
Dengan
berkembangnya teknologi, surat pun semakin mengalami pembaharuan, misalnya
dengan adanya surat elektronik. Surat elektronik atau surel merupakan surat
yang pengirimannya berbasis pada penggunaan internet. Pada awalnya, perusahaan
bernama Olt Break and Newman dikontrak oleh Departemen Pertahanan Amerika
Serikat untuk membuat ARPANET pada 1969. ARPANET
ini singkatan dari Advanced Research Projects Agency Network yang
bertujuan untuk meciptakan metode komunikasi antara intitusi pendidikan dengan
militer.
Pada
tahun 1971, Ray Tolimson bertugas dalam proyek SNDMSG yang
berfungsi untuk mengirim dan menerima pesan dalam mesin yang sama. Ray awalnya
bereksperimen dengan SNDMSG untuk meninggalkan pesan di komputer sehingga
muncul lah protokol CYPNET yang
mampu mengirimkan pesan ke komputer lain yang masih berada dalam jaringan
ARPANET. Ini lah yang menjadi cikal bakal surat elektronik.
Dalam
Bahasa Indonesia Surat Elektronik sering disingkat dengan kata surel, yang
dalam bahasa inggrisnya adalah email atau electric mail.
Untuk
mengakses surel, kita bisa memilih salah satu cara. Pertama dengan menggunakan browser seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Surel dengan basis browserbiasanya
menyediakan layanan tersebut secara gratis. Kedua dengan program pengakses
surel seperti Microsoft Outlook.
Keuntungannya kita tidak harus selalu membuka internet untuk membuka surel yang
ada.
Contoh Surat Resmi
Surat Permohonan Pinjaman Bank
1. Jakarta, 12 April 2014
2. Kepada Yth,
3. PT. Bank Danamon Tbk.
up. Bapak Surawi Yahya
di-Tempat
di-Tempat
4. Hal :
Permohonan Pinjaman Uang
5. Lamp.
: -
6. Saya
yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama
Lengkap : Yohanes Sutrisno
Sinaga
Tempat
dan Tgl. Lahir : Jakarta, 10 Maret 1979
Alamat
Tempat Tinggal : Jl. Sudirman No.17/88
Jakarta
No.
KTP : xxxx-xxxx-xxxx
Pekerjaan : Karyawan
Agama : Kristen
No.
Telepon :
0812567790
7. Dengan
ini bermaksud untuk memohon pinjaman uang kepada PT. BANK DANAMON Tbk. sebesar
Rp 100.000.000 (seratus juta rupiah).
8. Sesuai
dengan mekanisme yang ada, saya dalam hal ini bersedia untuk mengikuti semua
persyaratan yang sudah ditentukan.
9. Sehubungan
dengan permohonan pinjaman dana yang saya ajukan, saya berharap tim survey PT.
BANK DANAMON Tbk. bersedia untuk datang ke tempat saya sebagaimana disebutkan
diatas untuk melakukan tahapan pengecekan untuk memastikan tingkat kelayakan
saya sebagai calon peminjam.
10.Demikian surat permohonan pinjaman dana
ini saya ajukan, atas perhatian dan kerjasamanya saya sampaikan banyak
terimakasih.
11. Hormat saya,
12. Yohanes Sutrisno Sinaga
13. Pemohon Pinjaman
Penjelasan bagian-bagian surat resmi
1.
Tanggal
pengiriman.
2.
Salam pembuka.
3.
Nama
perusahaan dan Alamat perusahaan yang dituju.
4.
Perihal
surat, surat yang dikirim tentang apa.
5.
Lampiran,
data-data yang diperlukan (fotocopy ktp,fotocopy kk, dll).
6.
Kalimat
pembuka.
7.
Isi surat.
8.
Isi surat.
9.
Isi surat.
10. Kalimat
penutup.
11. Salam penutup.
12. Tanda tangan
dan Nama lengkap si pengirim.
13. Keterangan
si pengirim sebagai siapa/ jabatan.
Referensi
Komentar
Posting Komentar